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Quelle est l’étiquette de l’écriture des e-mails ?
L’étiquette, c’est le code de bonne conduite en société. Qu’en est-il pour l’écriture des e-mails ? Voici quelques règles qui vous aideront à éviter les impairs !
Éviter le « répondre à tous »
Dans la mesure du possible, recourez le moins possible à cette option. À vous de déterminer quand répondre à tous les destinataires est vraiment essentiel. Posez-vous la question : tout le monde doit-il être informé de votre réponse ?
Utiliser les listes de destinataires avec modération
En effet, il faut parfois faire le tri parmi vos destinataires, en fonction de l’information à envoyer. De plus, les adresses e-mails changent parfois. Soyez vigilant !
Dialoguer par e-mail : stop ou encore ?
Quand un dialogue par e-mails s’enclenche, mieux vaut ne pas dépasser les deux ou trois échanges avec le « répondre à ». À la place, créez une nouvelle conversation, peut-être avec un nouvel objet. Attention aussi à ne pas répondre sur un sujet différent au même destinataire à partir d’un échange précédent, traitant d’un tout autre sujet.
Répondre directement dans l’e-mail
Est-ce une bonne idée ? Cela peut en effet vexer certains destinataires particulièrement sensibles. Par conséquent, mieux vaut préciser votre intention plus haut et rédiger dans une couleur différente du reste du texte — voire avec une police différente, et/ou en passant les réponses en gras.
Transférer un message efficacement
Quand on transfère un message, en écrivant seulement « pour info » — voire rien du tout —, cela peut être considéré comme cavalier. Il faut toujours préciser l’information essentielle. Attention à supprimer le cas échéant tout ce qui suit le message à transférer, pour éviter que certaines informations de l’e-mail soient vues par exemple.
Recourir au CC ou au CCI, bonne idée ?
Le « CC » (copie carbone) est à réserver aux destinataires devant être informés pour éviter les malentendus. Cependant il ne s’agit pas de destinataires dont on attend une action quelconque. Il peut être utile de préciser dans l’e-mail pourquoi telle ou telle personne est en copie : « Je mets xx en copie de cet e-mail pour information. »
Quant au « CCI » (copie carbone invisible), il est à employer pour les envois de documents dont les destinataires n’ont pas à connaître les adresses électroniques des uns et des autres. Mieux vaut l’éviter pour un « envoi secret », car cela peut s’avérer dangereux…
Signaler la présence de pièces jointes
On ne voit pas toujours qu’il y a des pièces jointes. Par acquit de conscience, précisez-le dans le corps du texte : « Vous trouverez ci-joint… », « Voici les informations attendues en pièces jointes », par exemple.