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Comment structurer efficacement un e-mail ?
Comme pour tout texte professionnel, chacun de vos e-mails se doit de suivre une structure spécifique. Le but ? Que votre message soit lu jusqu’au bout, compris du premier coup et mémorisé par votre destinataire. Ce plan doit servir votre stratégie de communication, en fonction de l’objectif que vous vous êtes fixé : souhaitez-vous convaincre, informer ou provoquer une action ?
La structure pour convaincre
Ce type d’e-mail comporte trois étapes :
– D’abord, présentez les avantages ou les faits. C’est essentiel, car très concret.
– Puis passez à l’énoncé des inconvénients ou de votre opinion.
– Enfin, proposez une ou des solutions.
Cette démonstration par l’opposition constitue un moyen rapide de convaincre votre destinataire. Cette méthode peut se décliner à l’avant/l’après, les contraintes/les solutions ; la réussite/l’échec, etc. Le « plus » qui fait la différence ici est l’emplacement de la solution dans la structure : placée en fin d’e-mail, elle pousse le destinataire à agir.
La structure pour informer
Pour donner des informations de la façon la plus efficace possible, il faut rédiger la base incontournable de votre écrit : le message essentiel. Ce dernier répond aux 5W et éventuels 2H : qui ? quoi ? quand ? où ? pourquoi ? comment ? combien ?
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Qui ? |
Qui est concerné ? Qui est la cible ? |
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Quoi ? |
Quel est le sujet et/ou le contexte de l’échange ? De quoi parle-t-on exactement ? |
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Quand ? |
Quand cela a-t-il lieu ? Quelles indications doit-on annoncer ? |
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Où ? |
Où cela se passe-t-il ? Quelles indications doit-on apporter ? |
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Pourquoi ? |
Pourquoi en parle-t-on ? Quel est le but de la communication ? |
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Comment ? |
Quelles sont les conditions appliquées ? Quelle est la stratégie à suivre ? |
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Combien ? |
Y a-t-il des données chiffrées à considérer ? |
La réponse à chaque question dépend du contexte. Aussi, il est normal de ne pas toujours répondre à toutes.
La structure pour provoquer une action
Ici, votre e-mail comporte trois temps forts : passé, présent et futur.
Le passé rappelle le contexte, les faits. De son côté, le présent demande quelque chose, annonce quelque chose, etc. (une action à faire). Enfin, le futur annonce ce qui est attendu, les solutions, les moyens de mise en œuvre, etc.
Le plan d’e-mail adéquat consiste ici à commencer par l’emploi du présent. Ensuite, il convient de rappeler le contexte, notamment dans les e-mails courts. Cela permet d’aller directement à l’essentiel. Pour terminer, on présente les solutions et les modalités. Pourquoi ce choix ? Car ce seront les derniers éléments lus, donc probablement davantage retenus par votre destinataire.
À présent que vous connaissez ces simples astuces de structuration, à vous de jouer !